വിർച്വൽ ഓഡിറ്റ് സോഫ്റ്റ് വെയറുമായി പി.എസ്.എൽ മാനേജ്മെന്റ് സൊല്യൂഷൻസ് വിപണിയിൽ

കോഴിക്കോട് : വിർച്വൽ   ഓഡിറ്റ് സൊല്യൂഷനുമായി  മലയാളിയുടെ പോണ്ടിച്ചേരി സ്ഥാപനം ഐ ടി മേഖല കീഴടക്കുന്നു. വയനാട് പുൽപ്പള്ളി സ്വദേശി ജയപ്രകാശിന്റെ നേതൃത്വത്തിലുള്ള പി എസ് എൽ മാനേജ്മെന്റ് സൊല്യൂഷൻസാണ് വിർച്വൽ ഓഡിറ്റിൽ പുതിയ സോഫ്റ്റ് വെയർ തയ്യാറാക്കിയത്.  എന്താണ് വിർച്വൽ ഓഡിറ്റ് :

വിർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റ് കാലഘട്ടത്തിന്റെ ആവശ്യമാണ്. എന്താണ് വെർച്ച്വ ൽ ഓഡിറ്റ്? എങ്ങനെയാണ് MSME (Medium and Small scale Enterprises ) പോലെയുള്ള ഒരു കമ്പനി (Company ) അടിസ്ഥാനപരമായ ആവശ്യങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കികൊണ്ടു  ഓഡിറ്റിനു തയ്യാർ ആകുന്നത് എന്ന് വായനക്കാരനെ ബോധ്യപ്പെടുത്തുവാനുള്ള ശ്രമമാണ് ഞങ്ങൾ ഈ ബ്ലോഗിലൂടെ നടത്തുന്നത്.

*എന്താണ് വെർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റ്?*
മുഖാമുഖമായുള്ള സംവേദനങ്ങൾ കൂടാതെ നടത്തുന്ന പേപ്പർ  രഹിത ഇലക്ട്രോണിക് ഓഡിറ്റുകൾ  ആണിത്. എല്ലാ വിവരങ്ങളും MS Word, Excel, PDF, text files, EDI files തുടങ്ങിയ ഇലക്ട്രോണിക് ഫോർമാറ്റുകളായി കൈമാറപ്പെടുന്നു.

റിമോട്ട് ഓഡിറ്റ് എന്നും ഇതറിയപ്പെടുന്നു.  വീഡിയോ കോൺഫ്രൻസിംഗ്, ഇമെയിൽ, ടെലിഫോൺ തുടങ്ങി വിവിധതരം ഇലക്ട്രോണിക് മെത്തേഡുകൾ വഴി വിദൂരമായി ഇരുന്നുകൊണ്ട് ഓൺസൈറ്റിൽ എന്നതുപോലെ തന്നെ വിവരങ്ങൾ    ശേഖരിച്ച് ഓഡിറ്റിംഗ് നടത്തുവാൻ സാധിക്കുന്നു.

*വിവിധതരം ഓഡിറ്റുകൾ എന്തെല്ലാം?*
ഇന്റേണൽ ഓഡിറ്റ്, എക്സ്റ്റേണൽ ഓഡിറ്റ്, ഇന്റേണൽ റവന്യൂ ഓഡിറ്റ് എന്നിങ്ങനെയുള്ള ഫിനാൻഷ്യൽ ഓഡിറ്റുകളെ കൂടാതെ, ക്വാളിറ്റി ഓഡിറ്റുകൾ,  കമ്പനി ഓഡിറ്റുകൾ തുടങ്ങി വിവിധതരം ഓഡിറ്റുകൾ ഉണ്ട്.

*എന്തുകൊണ്ട്  ഇന്ന് വിർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റ് പ്രാധാന്യമർഹിക്കുന്നു?*
•    ഈ ഡിജിറ്റൽ യുഗത്തിൽ വാണിജ്യ മേഖലയിലെ ഭൂരിഭാഗം അക്കൗണ്ടിങ്ങ് – അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് ഡോക്യുമെൻറുകളും ഡിജിറ്റലായാണ് ലഭിക്കുന്നത്.
•    എവിടെനിന്നും ജോലിചെയ്യുക (Work from Anywhere ) എന്നത് ഈ മഹാമാരിയുടെ സമയത്തും അനന്തരകാലഘട്ടത്തിലും അനുവർത്തിക്കേണ്ടി വരുന്ന ഒന്നാണ്.
•    ഡിജിറ്റലായ് വിവരങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കുന്നതിലൂടെ അച്ചടിയുടെ അളവ്  (Printing) കുറയുകയും അതിലൂടെ സ്ഥലം, ഊർജ്ജം, പരിസ്ഥിതി, എന്നിവ സംരക്ഷിക്കപ്പെടുകയും ചെയ്യുന്നു.
•    പുരാതനരീതിയിൽ ഉള്ള ഫയലിംഗ് രീതികളും അതിലെ തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിനുള്ള കാലതാമസവും പരിമിതപ്പെടുന്നു അഥവാ നിയന്ത്രിക്കപ്പെടുന്നു.
•    ആളുകളെയും ജോലിസ്ഥലത്തേയും  ആശ്രയിക്കുന്നത്, ഇതിനെകൂടുതൽ വിഷമകരമാക്കുന്നു.
•    ആദായനികുതിയുടെ ഇ-അസെസ്മെൻ്റ്,  ഡിജിറ്റൽ സൂക്ഷിപ്പുകളെ വേഗത്തിൽ ലഭ്യമാക്കിക്കൊണ്ട് എല്ലാവരെയും വിർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റിനെ അഭിമുഖീകരിക്കുവാൻ പര്യാപ്തമാക്കുന്നു.

*വിർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റിന്റെ ഭാവി?*
പരമ്പരാഗത രീതികളെ അപേക്ഷിച്ച് റിമോട്ട്  ഓഡിറ്റിംഗ്  ഒരുപാടധികം പ്രയോജനങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിലും  ഇനിയും ചില പ്രതിബന്ധങ്ങളെ മറികടക്കേണ്ടതായുണ്ട്.  പരമ്പരാഗത ഓഡിറ്റുകൾ നന്നായി  ആസൂത്രണം ചെയ്ത് നടപ്പിൽ വരുത്തുമ്പോഴും ചില അസൗകര്യങ്ങളും തടസ്സങ്ങളും ഓഡിറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്ന ഓർഗനൈസേഷനുണ്ടാകുന്നു.  വെർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റ് വളരെ ആകർഷണീയവും, ചിലവുകുറഞ്ഞതും,  സമയവും,  വരുമാനങ്ങൾ ലാഭകരമാക്കുന്നതുമാണ്

*എങ്ങനെ വെർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റിന് തയ്യാറാകാം?*
വിവരങ്ങളും രേഖകളും എളുപ്പത്തിൽ ലഭ്യമാകുന്ന തരത്തിൽ ഡിജിറ്റൽ രൂപത്തിലാക്കി സൂക്ഷിച്ചുകൊണ്ടും,  ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്ക് എവിടെ നിന്നും ജോലി ചെയ്യുക  എന്ന ആശയത്തെ സുഗമമാക്കിക്കൊണ്ടും വെർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റിനായി തയ്യാറാക്കാം.  ഇതിന് വിർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റ് റ്റൂളുകളും, വിവിധങ്ങളായ ആവശ്യങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമായ ഡിജിറ്റൽ ഡോക്യുമെൻറ് മാനേജ്മെൻറ് സോഫ്റ്റ് വെയർ സിസ്റ്റവും ആവശ്യമാണ്. ഓഡിറ്റിനായുള്ള ഡിജിറ്റൽ ഡോക്യുമെൻറുകൾ പൂർണ്ണമായും സുരക്ഷിതവും  ഭദ്രവും ആയിരിക്കണം.  ആവശ്യാനുസരണം ഈ രേഖകൾ വിവിധ ടൂളുകൾ ഉപയോഗിച്ച് (eluppathil) വീണ്ടെടുക്കുവാൻ കഴിയുക എന്നത് പ്രധാനമാണ്.  സുഗമമായ നടത്തിപ്പിനായി ഓഫീസ് സിസ്റ്റങ്ങളിലെ connectivityയുടെ ലഭ്യതയും മറ്റ്മറ്റ് ആപ്ലിക്കേഷനുകളുടെ ലഭ്യതയും ഉറപ്പാക്കണമെന്ന കാര്യം പ്രത്യേകം   പറയേണ്ടതില്ല.

*റ്റാലി സോഫ്റ്റ് വെയറിൽ  (TALLY SOFTWARE) എങ്ങനെ വെർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റ് നടപ്പിലാക്കാം?*
ഏതൊരു ബിസിനസ്സ് മേഖലയും റെക്കോഡ് സൂക്ഷിക്കൽ പ്രധാനമായുള്ളത് ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൗണ്ടിംഗിലാണ്.  MSMEൽ പ്രധാനമായും ഉപയോഗിക്കുന്ന അക്കൗണ്ട് സോഫ്റ്റ്വെയർ റ്റാലിയാണ്(TALLY).

റ്റാലിയിൽ വെർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റിന്റെ സുഗമമായ നടത്തിപ്പിനായി,  ഡാറ്റ വൗച്ചേർസിന്റെ ഡോക്യുമെന്റേഷനെ സഹായിക്കുന്ന  സുരക്ഷിതവും,  ഭദ്രവും,  കംപ്രസ്സ്ഡും,  എൻക്രിപ്റ്റഡുമായ ഡോക്യുമെൻറ് സൂക്ഷിപ്പ് ആവശ്യമാണ്.

*ഇതിന്റെ പ്രത്യേകതകൾ*
•    സപ്പോർട്ട് ഡോക്യുമെന്റ് അക്കൗണ്ടിംഗ് വൗച്ചറുമായി സ്കാൻ/അറ്റാച് ചെയ്യുന്നു.
•    മികച്ച രീതിയിൽ ഡോക്യുമെൻറുകൾ കാണാൻ കഴിയുന്നു.
•    ഡോക്യുമെൻറുകൾ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു.
•    ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ വിവരങ്ങൾ പ്രിൻറ് ചെയ്യുന്നു.
•    ഓഡിറ്റ് എളുപ്പമാക്കുവാനായി വൗചറിനെ ഓരോ  (Single document)  ഡോക്യുമെൻറ്കൾ ‘ ആക്കി നിർമ്മിക്കാനുള്ള സംവിധാനം.
•    ലഡ്ജറിൽ നിന്നും ഡോക്യുമെൻറ് വേഗത്തിൽ കാണുവാൻ ഉള്ള സംവിധാനം.
•    ഓഡിറ്റ് ടീമിൽ നിന്നോ മാനേജ്മെൻറിൽ നിന്നോ ഉള്ള അന്വേഷണങ്ങൾക്ക് വൗചറിനോടൊപ്പം ഡോക്യുമെൻറും ചേർത്ത് ഇമെയിൽ ചെയ്യുവാനുള്ള സംവിധാനം.
•    ഓഡിറ്റിനായ് റ്റാലി ഡാറ്റയോടൊപ്പം ഡോക്യുമെൻറും എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു.
•    ഓഡിറ്റർ മെഷീനിൽ ഡോക്യുമെൻറ്സ് ഇംപോർട്ട് ചെയുന്നു.
•    ഓഡിറ്റർ സിസ്റ്റത്തിലെ ഡോക്യുമെൻറ് റ്റാലി (Tally) ഡാറ്റയോടൊപ്പം കാണുന്നതിനായുള്ള എളുപ്പമേറിയ സംവിധാനങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം.

*അഡ്വാൻസ്ഡ് റ്റാലി ഉപയോക്താക്കൾ ആണെങ്കിൽ ബിൽപാസ്സിംഗ് (bill pass) ചെയ്യാനും, മുഴുവൻ ഡോക്യുമെൻറ്സും വർക്ക്ഫ്ലോയോട് കൂടിയ, ഡിജിറ്റൽ ഡോക്യുമെൻറ് മാനേജ്മെൻറ് സോഫ്റ്റ് വെയറിൽ ആക്കിയശേഷം, റ്റാലിയുമായി ലിങ്ക് ചെയ്ത് വിർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റിന് ഉപയോഗിക്കാം.*
അങ്ങനെയു ള്ള ഓഡിറ്റ് ഉപയോഗങ്ങൾക്ക് അനേകം ഡിജിറ്റൽ ഡോക്യുമെൻറ് മാനേജ്മെൻറ് സോഫ്റ്റ് വെയറുകൾ ഉണ്ട്.  അതിലൊന്ന് റ്റാലി ഇൻറഗ്രേഷനോടുകൂടിയ *CABINET eDMSS*  (CABINET eDMSS – with TALLY  Integration).
റ്റാലിയോടുകൂടിയ വിർച്ച്വൽ ഓഡിറ്റ് ചെയ്യാൻ പര്യാപ്തമായ ഒന്നാണിത്.  മേൽപ്പറഞ്ഞ എല്ലാ സവിശേഷതളും മികച്ച രീതിയിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ഈ സോഫ്റ്റ് വെയറിന് സാധിക്കുന്നു. വിവരങ്ങൾക്ക് –
PSL Management Software Technology Pvt Ltd.
Web site: www.cabinetedms.com
Email: jp_psl@pslindia.com